Télétravailler écolo : on fait le ménage !

Dans cette dernière partie sur le télétravail en mode écolo, on se penche sur une action plus ponctuelle : celle de faire le tri, le ménage, le vide, bref : on supprime ce qui est inutile.

Nos mails et fichiers stockés en ligne demandent aux data centers de consommer de l'énergie et de la place alors que parfois, nous n'en avons plus besoin.

Alors on prend sa poubelle virtuelle et on fait le vide !

Les impacts environnementaux d'un e-mail sont répartis sur différentes phases : l'écriture, le transport, la lecture et le stockage.

L'impact environnemental du stockage de l'e-mail perdure tant que vous ne l'avez pas supprimé de votre boite mail. On n'a généralement pas besoin de tous les e-mails de notre boîte, quelques conseils pour s'en sortir :

• Supprimer en priorité les gros fichiers
  Ce sont ceux qui consomment le plus ! Vous pouvez faire des tri pour les afficher en premier (ceux qui contiennent des pièces jointes, photos, vidéos, etc.).
  
• Se désabonner des newsletters
  Parmi les newsletters et lettres d'information que vous recevez, les lisez-vous toujours ? Pour celles que vous supprimez sans même les ouvrir : prenez quelques secondes pour vous désinscrire !

  Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez essayer Cleanfox : cette plateforme web analyse les newsletters auxquelles vous êtes abonné, vous cochez toutes celles auxquelles vous voulez être désinscrit, Cleanfox s'en charge pour vous. Ménage facile !
  

• Désactiver l'envoi de notifications par mail
  De manière similaire aux mails, certaines plateformes envoient des e-mails quand vous recevez une notification, un message ou qu'un nouvel article est posté. Désactivez ces notifications pour alléger votre boîte mail !
  
• Configurer sa corbeille
  Une fois dans la corbeille, vous devez encore cliquer sur "vider la corbeille". Pour ne plus avoir à le faire, configurez votre corbeille pour qu'elle se vide automatiquement à un intervalle régulier, toutes les semaines par exemple. Cela vous permet de récupérer tout de même un mail supprimé par erreur !

• Conseil bonus : adopter l'Inbox zéro
  Une boîte mail vide en fin de journée, ce ne serait pas le rêve ? Et bien c'est le principe du "inbox zéro" et cette méthode peut vous aider à supprimer ou archiver vos mails au fur et à mesure. Le principe, c'est qu'en recevant un mail, vous décidez en quelques secondes de votre action : supprimer, archiver, déléguer, différer ou réaliser tout de suite (si cela vous prend moins de 2 minutes). Idéalement, vous consultez votre boîte mail 3 fois par jour uniquement pour ne plus être déconcentré par vos mails dans la journée.

Pour plus de conseils sur la gestion de sa boîte mail en version écolo, retrouvez l'article dédié ici !

Vos documents s'accumulent sur votre Cloud ou sur votre serveur ? Cela consomme de l'énergie des infrastructures de stockage et oblige à les multiplier pour des documents dont vous n'avez peut-être plus l'utilité ! Alors ici aussi, on fait le ménage !

• Dédier un créneau dédié
  Vous pourriez tenter de gérer vos fichiers et effacer ceux dont vous n'avez pas besoin au fur et à mesure que vous les croisez... mais il est probable que ce ne soit ni efficace ni productif. Essayez de réserver un créneau pour vous y mettre et ne faites que ça, dossier par dossier (or urgence, évidemment).
  
  
• Noter le poids de vos dossiers avant de commencer
  Un ménage numérique, ce n'est pas comme ranger son bureau, ça ne se voit pas forcément ! Alors avant de commencer, noter le poids de vos dossiers, vous êtes prêts pour l'avant/après...

• Commencer facile
  Votre dossier de Téléchargement et le Bureau regorgent peut-être de fichiers "temporaires" que vous n'avez finalement jamais supprimé. Vous n'en avez logiquement plus besoin, à la corbeille! C'est une première victoire facile dans ce gros ménage, célébrez-la!
  
  
• Supprimer en priorité les gros fichiers (encore!)
  Comme pour la gestion de sa boîte mail, le plus simple est d'effectuer un tri par taille de fichiers et s'attaquer aux plus gros en premier car ceux sont qui prennent le plus de place. En règle général, placez un maximum de fichiers en local (votre ordinateur, sur disque dur externe...) et gardez dans le Cloud ou sur serveur les fichiers les plus utiles ou ce qui a besoin d'être partagé.
  
• Trier vos photos
  Si votre travail implique d'avoir des photos, faites le tri pour ne garder que les plus utiles. A quoi sert de conserver deux photos de groupe prises à quelques secondes d'intervalle ? Choisissez la plus réussie et supprimez l'autre !

Un peu de courage ! Mettez de la musique, passez en mode automatique : depuis combien de temps n'avez pas eu besoin de ce fichier ? 1 an ? 3 ans ? Plus ? Si vous n'avez pas besoin de le conserver pour des raisons administratives, supprimez-le !

Vous avez terminé ? BRAVO ! Relevez le poids de vos dossiers désormais, combien de Ko, Mo, Go avez vous supprimé ?

Faire le tri dans ses dossiers c'est bien, le faire à plusieurs, c'est encore mieux !

C'est ce qu'à fait Marielle, qui nous partage son expérience dans le podcast (que vous pouvez écouter ici). Le but, rendre le tout amusant et challengeant !

Voici ses conseils :

• Faire participer tout un service ou une équipe au challenge, réserver une heure où tout le monde participe
• Démarrer avec une sensibilisation aux impacts du numérique pour donner du sens
• Demander leurs pronostics aux participants et les noter avant de débuter : combien de Go pourront être supprimés par l'équipe en 30 minutes ?
• Top départ : chronométrer 30 minutes où chacun doit supprimer le plus de fichiers possibles (dont on est certain de la non utilité)
• Trier les fichiers par poids pour viser les plus lourds, et par date pour supprimer les plus anciens
• Placer tous les fichiers supprimés dans une "corbeille temporaire" afin de pouvoir comptabiliser l'espace gagné sur le serveur
• Fin du chrono : compter les Go supprimés dans la corbeille temporaire, féliciter ceux dont le pronostic était le plus proche de la réalité et toute l'équipe
• En parler autour pour que d'autres services ou entreprises organisent le même challenge !

C'est déjà la fin de cette série estivale d'articles sur le télétravail en mode écolo ! Beaucoup de conseils sont liés à la sobriété numérique. Si ce thème vous intéresse, découvrez la mini-formation de 30 minutes de l'ISR (Institut du Numérique Responsable) pour se former au numérique responsable sous forme de MOOC.

Pour aide-mémoire et partage à vos collègues, vous pouvez leur envoyer cet article avec les 10 gestes éco-responsables en télétravail et télécharger l'infographie ci-dessous.

Et vous, comment gérez-vous le ménage numérique ?